Teil 1: So startet Ihr das Projekt Abiball-Planung

Mit der Abiball-Planung widmet ihr euch nicht irgendeiner Party, sondern dem krönenden Abschluss eurer Schulzeit. Eine Ära geht schließlich zu Ende und das muss gefeiert werden! Tipps, wie Ihr das Projekt Abiball-Planung organisiert und relativ stressfrei angehen könnt, gibts im ersten Teil unserer Ratgeber-Serie.

Tipp 1: Gründet ein Orga-Team für die Abiball-Planung

Gemeinsam plant es sich leichter! Gründet daher zu Beginn des letzten Schuljahres ein Team aus mindestens vier Mitschülern, die sich um die Planung des Abiballs kümmern. Zu den Mitgliedern eures Orga-Teams sollte auf jeden Fall ein Zahlengenie gehören, das die Kosten für den Abiball fest im Blick hat. Auch Mitschüler oder Mitschülerinnen mit einer kreativen Ader und Interesse an Werbung, Musik, Deko und Inneneinrichtung sind wertvolle Mitglieder für das Orga-Team. Sobald ihr euch zu einem Team zusammengeschlossen habt, solltet ihr eine/n Vorsitzende/n wählen und klare Aufgaben verteilen. Es ist ratsam, euch mindestens einmal pro Monat zu treffen, um den Fortschritt eurer Partyplanung zu besprechen. In der heißen Phase kurz vor dem Abiball könnt ihr euch natürlich häufiger zusammensetzen.

Wichtig: Trotz eines Abiball-Komitees dürft ihr nicht vergessen, den gesamten Jahrgang in die Planung einzubeziehen. Das bietet sich insbesondere beim Abiballmotto sowie Ideen zum Rahmenprogramm an.

Tipp 2: Wie viele Gäste dürfen mitfeiern?

Wie viele Gäste könnt oder wollt ihr zum Abiball einladen? Diese Frage solltet ihr gleich zu Beginn euer Planung klären, denn davon hängt u.a. ab, wie groß die Location sein muss. Auf die Gästeliste gehören selbstverständlich alle Schüler des Abi-Jahrgangs sowie die Schulleitung und Lehrer. Dann legt ihr fest, wie viele Familienangehörige oder Freunde pro Schüler mitkommen dürfen. Im Schnitt sind dies meist drei bis vier Personen. Macht zur Sicherheit einfach eine kurze Umfrage unter euren Mitschülern, wie viele Gäste diese mitbringen möchten.

Tipp 3: Wie hoch ist das Budget – und woher kommt es?

Wie viel Abiball könnt ihr euch leisten? Setzt euch am besten gleich zu Beginn eine “Schmerzgrenze”, damit die Kosten für den Abiball nicht aus dem Ruder laufen. Euer Budget errechnet sich aus Sponsorengeldern, Einnahmen aus Finanzierungsaktionen sowie den Beiträgen von Mitschülern bzw. deren Familien.

Eventuell gibt auch die Schule etwas dazu – darauf solltet ihr euch wegen klammer Schulkassen aber nicht verlassen. Werdet stattdessen selbst aktiv und sammelt kreativ Geld für die Abiball-Kasse. Das klappt u.a. mit Aktionen wie

• Kuchenbasar
• Abizeitung-Verkauf
• Sponsorenlauf-Event
• Tombola
• Verkauf von Selbstgemachtem
• Abiparty in einem Club

Eröffnet für eure Abikasse am besten ein eigenes Bankkonto, über das alle Transaktionen laufen. Bestimmt außerdem zwei Kassenwarte aus eurem Orga-Team, die alle Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten.

Tipp 4: Nutzt eure Connections

DJ, Dekorateur, Caterer, Musiker – jeder kennt doch jemanden mit einem besonderen Hobby oder Beruf. Hört euch in eurer Klassenstufe, in der Familie und im Freundeskreis um: Wer kann euch für den Abiball nützlich sein und euch gratis oder zum kleinen Preis unterstützen? Bietet im Gegenzug einen Werbeplatz in der Abizeitung oder einer Werbewand in der Abiball-Location an – schon entstehen für beide Seiten Vorteile!

Tipp 5: Findet ein Motto

Bei der extremen Vielfalt an Einrichtungsstilen, Deko & Co. ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten. Ein Abimotto hilft euch dabei, einen harmonischen Abiball zu planen.
Sammelt unter euren Mitschülern Vorschläge für ein tolles Abiball-Motto und stellt diese dann in einer Umfrage zur Auswahl.

Direkt aus unserem Partyverleih: Must-Haves für euren Abiball