Jeder, der schon einmal eine Feier veranstaltet hat, hat dabei garantiert auch schon den ein oder anderen Fehler bei der Partyplanung gemacht. Doch welche Dinge führen am wahrscheinlichsten zu einem Party-Desaster? Wir stellen unsere persönlichen Top 5 der Planungs-Fails vor und verraten, wie Sie diese vermeiden.

Fehler Nr. 1: Schlechtes Timing

Sie denken, ein Monat Vorlaufzeit für die Partyplanung reicht vollkommen? Da ist Ihnen leider ein echter Klassiker-Fehler bei der Partyplanung passiert. In den meisten Fällen sollten Sie zumindest mit der Gästeliste und den Einladungen für Ihre Party deutlich eher anfangen. Schließlich sind Sie nicht allein mit Ihren Feierplänen. Gerade im Sommer finden Hochzeiten, Schulanfänge und jede Menge andere Events statt. Auch Ende des Jahres ist Hochsaison für Partys. Wer da zu kurzfristig plant und seine Einladungen zu spät verschickt, muss seine Gästeliste vermutlich stark einkürzen. Nicht zu vergessen: In partystarken Zeiten sind natürlich auch Locations, Caterer und Mietmöbel sehr begehrt und eventuell schon ausgebucht. Je später Sie mit Ihrer Partyplanung beginnen, desto schwieriger wird diese.

Fehler Nr. 2: Die Location hat die falsche Größe

Gähnende Leere oder zu dichtes Gedränge: Beides ist nicht unbedingt förderlich für die Partystimmung. Dabei kann Ihr Partyort noch so schön sein – wenn der Raum nicht zur Anzahl der Gäste passt, kann das die Stimmung auf der Feier schnell trüben. Doch wie finden Sie eine Location in der richtigen Größe für Ihre Feier? Als Faustregel gilt: 2 Personen pro Quadratmeter. Nehmen Sie also einfach Ihre Gästeliste zur Hand und legen Sie anhand derer fest, wie groß Ihre Location sein soll.

Fehler Nr. 3: Sie wissen nicht, wer wirklich kommt

Einer der folgenreichsten Fehler bei der Partyplanung ist es, keine Antwort auf die Einladungen zu verlangen. Sie finden die Bitte um eine zeitnahe Zu- oder Absage spießig? Diese ist wichtiger als Sie denken! Wenn Sie nicht wissen, wie viele der geladenen Gäste Ihrer Einladung folgen, können Sie in Sachen Location, Essen & Getränke nur danebenliegen. Haben etliche Gäste keine Zeit, ist die ursprünglich perfekte Location auf einmal viel zu groß und Sie ordern womöglich viel zu viele Speisen und Getränke. Außerdem bleiben dann mitunter viele Tische unbesetzt, was der Stimmung auf Ihrer Fete einen ordentlichen Dämpfer versetzen kann.

Fehler Nr. 4: Speisen und Getränke reichen nicht

Ebenfalls ein vermeidbarer Fehler bei der Partyplanung: Speisen oder Getränke (oder schlimmstenfalls beides) werden knapp. Besonders bei Buffets und Fingerfood unterschätzt man sehr schnell, wie gern zu den Häppchen gegriffen wird und wie schnell diese aufgegessen sind. Holen Sie sich am besten einen erfahrenen Caterer ins Boot, der Sie umfassend zur richtigen Menge an Speisen beraten kann. Auch bei den Getränken sollten Sie lieber zu viele als zu wenige ordern. Vereinbaren Sie mit Ihrem Getränkelieferdienst den Kauf auf Kommission – dann können Sie nicht benötigte Getränke nach der Party einfach zurückgeben.

Fehler Nr. 5: Es gibt keinen Schlechtwetter-Plan

Sie werden draußen feiern? Verlassen Sie sich bloß nicht aufs Wetter, denn manchmal hat Petrus einfach keine Lust auf Partys. Schlechtes Wetter zur Gartenfeier ruiniert Ihre Partystimmung mit ziemlicher Sicherheit – es sei denn, Sie haben vorgesorgt. Sichern Sie Ihr Event gegen Regen und Wind ab, in dem Sie beispielsweise Pavillons oder ein geräumiges Partyzelt mieten. Wohlige Wärme an kühlen Sommerabenden verschaffen Ihnen Heizgeräte und Feuerschalen. Letztere sorgen ganz nebenbei auch noch für eine Extraportion Gemütlichkeit. Noch ein paar Decken auf die Gartenmöbel drapiert und schon steht einem gemütlichen Outdoor-Event auch bei schlechtem Wetter nichts im Wege.

So vermeiden Sie Fehler bei der Partyplanung

Klar, so eine Partyplanung kann stressig werden – sie macht aber auch sehr viel Spaß. Wenn Sie die oben genannten Fehler vermeiden und diese Tipps beherzigen, sind Sie schon auf der sicheren Seite:

• fangen Sie zeitig genug mit der Planung an und laden Sie Ihre Gäste so früh wie möglich ein.
• bestehen Sie auf eine rechtzeitige Zu- oder Absage
• wählen Sie keine zu kleine oder zu große Location
• mieten Sie zeitig Partymöbel, Technik und weiteres Zubehör für Ihre Feier
• nehmen Sie Experten mit ins Boot, die Ihnen bei der richtigen Kalkulation von Snacks, Speisen und Drinks helfen
• sorgen Sie mit Partyzelten & Co. für schlechtes Wetter vor, wenn Sie draußen feiern möchten

Sie wissen jetzt, was Sie bei der Partyplanung beachten sollten? Dann ist es Zeit, passende Mietmöbel und Zubehör zu besorgen. Hier unsere Vorschläge:

Sie ist wahrscheinlich der beliebteste Ort bei einer Party: die Cocktail-Bar. Besonders im Sommer ist der Ansturm auf die Theke groß, entsprechend gut gerüstet sollten Barkeeper und Veranstalter sein. Wie Sie für Ihr Event die richtige Bar mieten und welches Zubehör Sie außerdem dafür brauchen, verraten wir Ihnen heute im Blog.

Die richtige Cocktail-Bar für Ihre Party

Sommerzeit ist Partyzeit: Ob Afterwork, Firmen-Sommerfest oder privates Event, nichts ist schöner, als draußen zu feiern. Und was darf bei einer Outdoor-Party auf gar keinen Fall fehlen? Eine tolle Cocktail-Bar! Sie sollten allerdings nicht irgendeine Bar mieten, denn die Cocktail-Zone muss schließlich zum Event passen. Lässig, besonders edel, extravagant oder schlicht – wählen Sie den Stil, der zu Ihrem Event und Ihren Gästen passt. 

Zu klein oder zu groß? Gibts auch bei Tresen!

Denken Sie auch an die richtige Größe: Ist die Theke zu klein geplant, stoßen Ihre Barkeeper schnell an ihre Grenzen. Eine zu große Bar kann jedoch auch schnell etwas überdimensioniert und protzig wirken. Wie aber finden Sie die richtige Größe? Überlegen Sie, wie viele Gäste Sie erwarten und wie viele Barkeeper Sie benötigen. Die Bar sollte so groß sein, dass sie genügend Platz zum Arbeiten und für die Lagerung von Vorräten, Gläsern und Zubehör bietet. Nicht zuletzt spielt auch das Platzangebot in Ihrer Party-Location in die Entscheidung mit hinein, welche Cocktail-Bar Sie mieten möchten.

Cocktail-Bar mieten: fertig geplant oder individuell?

Im mekka EVENTTOOLS Mietshop können Sie die verschiedensten Bars mieten, sowohl gut durchdachte Komplett-Bars als auch einzelne Bar-Module. Unsere Bar-Komplett-Sets gibt es in unterschiedlichen Größen, sodass Sie sowohl für kleinere als auch für mittlere und große Locations immer die passende Cocktail-Bar mieten können. Allen Komplett-Mietbars gemein ist, dass sie neben einem Tresen auch über eine Rückwand inklusive eines oder mehrerer Kühlschränke sowie LED-Spots verfügen. Sie bauen sich lieber Ihre eine individuelle Bar zusammen? Oder haben Sie bereits Bar-Module, für die Sie ergänzend Barmöbel mieten möchten? Schauen Sie doch einmal in unseren Kategorien Bars & Thekensysteme sowie Bar-Rückwände vorbei. Dort finden Sie die nötigen Bar-Module, um sich Ihre ganz persönliche Event-Bar zusammenzustellen.

Wie die Kirsche auf dem Cocktail: das richtige Bar-Zubehör

Bar ausgewählt und los gehts? Nicht ganz: Bevor Sie mit Ihren Gästen und leckeren Drinks in die laue Sommernacht starten können, brauchen Sie natürlich noch einiges an Zubehör. Zur Grundausstattung für die Cocktailbar gehören vor allem:

• Shaker
• elektronischer Cocktailmixer
• Schnapsstamper bzw. Barmaß
• Longdrink- und Cocktailgläser
• Eiseimer und Schaufel
• HACCP-Schneidunterlage
• Abfallbehälter
• Gläserrack
• Messer, Löffel und Stößel
• und natürlich die nötigen Zutaten …

Unser Tipp: Denken Sie auch an genügend gemütliche Sitzgelegenheiten. Schließlich wollen Ihre Gäste nicht den ganzen Abend an der Bar stehen – auch wenn diese noch so schön ist… Passend zu sommerlichen Events können Sie bei uns schöne Lounge- und Gartenmöbel mieten, auf denen Ihre Gäste relaxen können. Kein Platz für große Rattan-Lounge-Landschaften? Dann mieten Sie doch passend zu unseren Bars schöne und platzsparende Barhocker & Stehtische!

Eiskalt gespart: unsere Gratis-Zugabe

Alle Kunden, die bis einschließlich 31. Juli 2017 eine unserer Bars mieten, erhalten als Geschenk 6 kg Crushed Ice im PE-Beutel!*

* Gilt für alle Bar-Elemente aus unseren Kategorien Bars & Thekensysteme, Bar-Komplett-Set und Bar-Rückwände.

Stöbern Sie durch unser großes Angebot für Bars & Theken:

Ein paar Drinks und Snacks – bei einem Firmen-Sommerfest kommen Sie damit nicht weit. Zumindest dann nicht, wenn die Betriebsfeier Ihren Kollegen noch lange positiv im Gedächtnis bleiben soll. Schließlich möchten Sie sich durch das Fest bei den Kollegen für die geleistete Arbeit bedanken. Doch keine Sorge: In fünf einfachen Schritten können Sie die perfekte Firmen-Sommerparty planen. Wir zeigen Ihnen, wie das geht:

Schritt 1: die perfekte Location

Wie bei jeder guten Party brauchen Sie auch für das Firmen-Sommerfest eine tolle Location. Selbst wenn Sie in Ihren Firmenräumen genügend Platz für die Betriebsfeier haben, lohnt sich doch der Blick über den Tellerrand bzw. die Eingangstür Ihrer Firmenzentrale. Denn wo sollte man ein betriebliches Sommerfest feiern, wenn nicht in einem Beachclub, auf einer großzügigen Dachterrasse oder einer anderen schönen Outdoor-Location?!

Schritt 2: das Motto für Ihr Firmen-Sommerfest

Legen Sie ein besonderes Motto für Ihr Firmen-Sommerfest fest. Dies gibt der Veranstaltung einen schönen Rahmen und kann in vielen Details aufgegriffen werden, beispielsweise bei der Unterhaltung, Deko oder den Drinks. Für das Betriebsfest im Sommer eignen sich unter anderem die folgenden Themen:

• Sport, z.B. mit Minigolf oder Beach-Volleyball
• Kreatives, wie etwa Seifenkisten-Bau
• Live-Cooking-Event – viele Köche verderben hier nichts
• Cocktail-Kurs, denn gute Drinks gehören zu jeder Feier …

Sie können sich nicht entscheiden? Dann machen Sie doch eine Umfrage unter den Kollegen und lassen Sie diese zwischen drei bis vier Themen wählen. So können Sie auch gleich sicher sein, dass die Firmen-Sommerfest-Ideen auf breite Zustimmung treffen.

Schritt 3: die passende Einrichtung

Sie haben die Location, Sie haben das Motto – nun wird es höchste Zeit, für die passenden Möbel zu sorgen. Mit Bierzeltgarnituren mieten Sie die idealen Möbel für Outdoor-Firmenpartys: Sie sind kompakt, bieten viel Platz für Ihre Gäste und werden dank Bierzeltgarnituren-Hussen in Windeseile zu eleganten Tafeln. Richtig gemütlich wird es dann, wenn Sie auch Rattan-Möbel oder wetterfeste Lounge-Möbel mieten und damit eine großzügige Lounge für Ihre Kollegen und Partygäste einrichten.

Bei uns können Sie außerdem Strandmöbel mieten, die für das perfekte Strandbar-Feeling in Ihrer Location sorgen. Einfach in den Liegestuhl legen, dazu einen kühlen Drink in der Hand und schon verbreitet sich entspannte Partystimmung während des Firmen-Sommerfests. Tipp: Planen Sie auch genügend Sonnenschutz in Form von Pavillons und Sonnenschirmen ein, damit das Feiern an heißen Tagen auch Spaß macht.

Schritt 4: leckere Snacks und kühle Drinks

Wie Sie Ihre Gäste verköstigen, ist abhängig vom Motto: Soll es einen Koch- oder Cocktail-Kurs geben, müssen Sie sich nur um frische Zutaten kümmern und gegebenenfalls Küchengeräte mieten. Alternativ können Sie selbstverständlich auch einen Caterer anheuern, der Sie und die Kollegen mit leckeren, sommerlich frischen Snacks oder Fingerfood versorgt. Klären Sie auch gleich bei der Caterer-Anfrage, ob dieser Ihnen alle nötigen Getränken liefern kann. Übrigens: Sollte in Ihrer Sommerfest-Location keine Bar vorhanden sein, können Sie bei uns eine Komplettbar mieten in der Größe Ihrer Wahl.

Schritt 5: Musik, Entertainment & Co.

Ein Firmen-Sommerfest ist nicht nur wunderbar, um sich bei den Mitarbeitern für die geleistete Arbeit zu bedanken, sondern sorgt auch dafür, dass sich die Kollegen abseits der gewohnten Arbeitsumgebung kennenlernen können. Stimmt das Drumherum mit Musik, Entertainment & Co., dann passt auch die Stimmung unter den Gästen. Mit diesen Dingen sorgen Sie im Handumdrehen für eine entspannte Atmosphäre beim betrieblichen Sommerfest:

• Band oder DJ für den perfekten Hintergrund-Sound
• sommerliche Deko – passend zum Motto
• Spiele oder andere Angebote, zum Beispiel Slacklines, Boccia oder Schnitzeljagd

Fertig ist das gelungene Betriebsfest im Sommer!

Hier gibts die passenden Mietmöbel für Ihr Firmen-Sommerfest:

Public Viewing: Machen Sie das Fußball Event des Jahres zur eigenen Sommerparty

Sie planen Ihr persönliches Public Viewing im eigenen Garten, auf der Terrasse oder dem Balkon? Mit Biertischgarnitur, Partyzelt und Gasgrill sind Sie bestens ausgestattet. Gemeinsam mit Ihren Nachbarn, Freunden oder Kollegen macht die Fußball EM Party schließlich gleich noch viel mehr Spaß. Jedoch hat nicht jeder Sitzmöglichkeiten, eine wetterfeste Überdachung und einen großen Grill in der Garage oder im Keller stehen. Von Ihrer Public Viewing Party soll Sie das aber nicht abhalten, denn schließlich können Sie die Möbel für Ihren Fußballabend günstig bei mekka EVENTTOOLS mieten.

Bequem sitzen beim Public Viewing

Ausreichend Sitzplätze für viele Gäste bieten Bierbänke und -tische. Pro Bierbank können ganz entspannt vier Personen Platz nehmen. Mit den passenden Sitzpolstern lässt sich auch die Verlängerung bequem aushalten. Wenn es besonders edel gewünscht ist, zaubern Stretch-Hussen in unterschiedlichen Farben auf Tischen und Bänken die richtige Atmosphäre für ein tolles Fußballfest. Für das leibliche Wohl bietet sich an den warmen Sommerabenden ein BBQ geradezu an. Viel Platz für Bratwürste, Steaks und Co. bietet Ihnen unser Gasgrill.

Lecker essen, wetterfest feiern

Nur wenige Hobby-Grillmeister haben einen ausreichend großen Grill für zahlreiche Gäste. Extra einen zu kaufen ist jedoch keine Spontan-Entscheidung. Mieten kann hier eine flexible Alternative sein. mekka EVENTTOOLS liefert Ihnen den Weber Grill inklusive Gaskartusche. Sie müssen nur noch für Grillgut sorgen. Wir bauen Ihnen das Grillgerät auf, schließen es an und reinigen den Grill anschließend wieder für Sie. Das spart Ihnen Zeit, Geld und Platz und Sie können entspannt die Fußballparty genießen. Übrigens, leckere Grillrezepte finden Sie auf der Weber Webseite. Und wenn Ihnen dann nur noch das Wetter Sorgen macht, haben wir ebenfalls eine Lösung: mekka EVENTTOOLS Sonnenschirme und Pavillons mit oder ohne Seitenwänden in unterschiedlichen Maßen und Größen schaffen Sicherheit und unterstützen die gemeinschaftliche Atmosphäre. Fazit: Mit dem passenden Equipment macht das Public Viewing gleich noch viel mehr Spaß. Nun heißt es Daumen drücken, damit unsere Fußball-Nationalelf es bis ins Finale schafft und uns viele tolle Fußball-Partys und Public Viewing Events beschert.

Eventlogistik mit Erfolg: Erlebnisreich beschließt mekka EVENTTOOLS das Jahr 2015 …

… und feiert mit Partnern, Kunden sowie Freunden den neuen Standort

Wir sind umgezogen! Die alten Firmenräume waren zu klein für die wachsenden Ansprüche unserer Kunden und die Vergrößerung unseres Eventlogistik-Sortiments. Ein neuer, größerer und moderner Standort musste als Lagerplatz für die Mietmöbel und Veranstaltungsausstattungen gefunden werden. In der Zwickauer Straße 52 fanden wir Lager und Büroräume, die zentral liegen und welche leicht und bequem von unseren Eventlogistikern zu erreichen sind. Zum 1.11.2015 bezogen wir das große Lager an der Alten Messe.

Nach nur 4 Wochen Umbau- und Aufbauphase, die ausschließlich in Eigenregie der mekka EVENTTOOLS Teammitglieder erfolgte, luden wir unsere Kunden Anfang November zu einer After-Work Party in die neuen Firmenräume ein.

Im toll illuminierten neuen Lager präsentierten wir die Mietmöbel aus unserem Portfolio und informierten unsere Kunden über alle Neuerungen. Sie konnten Platz nehmen, ausgiebig probesitzen und alle Möglichkeiten entdecken. An der Bar mixten die Bartender des imperii hochwertige Cocktails. Die Chafing Dishes und das edle Geschirr füllte der Grillprofi.

Hoch motiviert ist steter Wachstum unser Unternehmensziel. Im neuen mekka EVENTTOOLS Lager in der Zwickauer Straße in Leipzig können wir auf die bisherigen Erfolge aufbauen. Wir freuen uns auf viele weitere spannende Projekte mit unseren Kunden!